Politique de confidentialité relative au recrutement
La présente Politique de Confidentialité a été mise à jour en octobre 2023.
INTRODUCTION
La société SYNACKTIV, Société par actions simplifiée à associé unique au capital social de 20 000 €, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro SIREN 750 913 634 et dont le siège social est situé 5 Boulevard Montmartre à Paris (75002) (ci-après la « Société »), attache une grande importance au respect de la vie privée des candidats au recrutement (ci-après le ou les « Candidat(s) ») et prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles des Candidats, via la politique de confidentialité présentée pour information ci-après la « Politique de Confidentialité »).
PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES
Description des traitements des données personnelles des Candidats
Conformément aux lois et réglementations en vigueur, la Société, agissant en tant que responsable de traitement, doit collecter des données personnelles relatives aux Candidats.
Les catégories de données personnelles collectées ainsi que la finalité du traitement de ces données personnelles et leur durée de conservation sont précisées dans le tableau ci-dessous.
| Finalité(s) | Données personnelles collectées | Base légale du traitement | Durée de conservation |
|---|---|---|---|
| Gestion des candidatures Prise de contact avec le Candidat |
Nom et prénom, numéro de téléphone, adresse email, parcours professionnel, parcours scolaire, salaire actuel et/ou souhaité | Le traitement est fondé sur l’exécution de mesures précontractuelles | Destruction du dossier si le Candidat n’est pas retenu, et jusqu’à deux ans à compter du dernier contact avec le Candidat s’il a donné son accord à la conservation de son dossier pour cette durée |
| Evaluation des compétences lors des entretiens de recrutement Contrôle des antécédents professionnels et scolaires |
Parcours scolaire, parcours professionnel, diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiqués | Le traitement est fondé sur les intérêts légitimes de la Société | Destruction du dossier si le Candidat n’est pas retenu, et jusqu’à deux ans à compter du dernier contact avec le Candidat s’il a donné son accord à la conservation de son dossier pour cette durée |
| Réponse aux éventuelles questions/réclamations du Candidat | Nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email du Candidat | Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par la Société | Jusqu’à un an à compter de la question/réclamation émise par le Candidat |
| Gestion des demandes de droits d’accès, d’effacement, de portabilité des données personnelles, de limitation du traitement, de rectification et d’opposition | Nom, prénom, adresse email du Candidat | Le traitement est nécessaire afin de répondre aux demandes de droits des Candidats | Jusqu’à un an après l’exercice de son droit par le Candidat Jusqu'à trois ans après l’exercice du droit d’opposition par le Candidat |
La Société peut collecter des données personnelles des Candidats par le biais d’autres sources telles que la vérification du parcours scolaire du Candidat, de ses précédentes expériences professionnelles, des personnes recommandant le Candidat et/ou indiquées comme référence et du site tiers tel que Linkedin.
Le Candidat est informé que s’il ne souhaite pas consentir à la fourniture des données personnelles demandées, la Société ne pourra pas examiner sa candidature à l’offre d’emploi et/ou de stage.
Conservation des données personnelles des Candidats
Les données personnelles des Candidats sont conservées uniquement pour le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient ces données personnelles, afin de répondre aux besoins des Candidats ou pour remplir leurs obligations légales.
La Société est toutefois susceptible de conserver certaines données personnelles afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires, à des fins d’archivage, afin de lui permettre d’exercer ses droits et de se défendre en cas de contentieux et/ou à des fins statistiques ou historiques.
À l’issue des durées mentionnées ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou la Société procédera à leur anonymisation.
Destinataires et hébergement des données personnelles des Candidats
La Société peut être amenée à transmettre les données personnelles des Candidats aux différents prestataires techniques et informatiques agissant en qualité de sous-traitants de la Société.
Les données personnelles des Candidats peuvent être transmises par la Société aux organismes sociaux ainsi qu’aux autorités administratives et judiciaires dans le respect des lois et réglementations applicables.
Les Candidats sont informés que dans le cadre du processus de recrutement, la Société fait appel à la Société MobiSkill qui héberge les données sur les serveurs en France.
Les données personnelles des Candidats ne sont donc pas transférées en dehors de l’Espace Economique Européen.
Mesures de sécurité
La Société veille à sécuriser les données personnelles des Candidats en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, telles que la pseudonymisation et le chiffrement des données personnelles des Candidats, tout moyen permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, tout moyen permettant de rétablir la disponibilité et l'accès aux données personnelles des Candidats, ainsi qu'une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en place.
Droits des Candidats sur leurs données personnelles
Les Candidats disposent des droits suivants :
| Droits d’accès et de rectification | Les Candidats peuvent demander l’accès à leurs données personnelles. Ils peuvent également demander la rectification des données personnelles qui seraient inexactes ou à ce que les données personnelles incomplètes soient complétées. Les Candidats ont aussi le droit de connaître l’origine de leurs données personnelles. |
| Droit de suppression | Les Candidats peuvent demander la suppression de leurs données personnelles lorsque : 1. Les données personnelles ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ; 2. Les Candidats ont choisi de retirer leur consentement (dans les cas où le consentement a été collecté comme base juridique du traitement), ce retrait n’impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ; 3. Les Candidats se sont opposés au traitement ; 4. Les données personnelles ont été traitées de manière illicite ; les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou 5. Leur suppression est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur, notamment au regard des durées de conservation applicables aux données personnelles traitées. |
| Droit d’opposition | Les Candidats peuvent s’opposer au traitement de leurs données personnelles dans le respect des obligations légales imposées à la Société. |
| Droit à la limitation | Les Candidats peuvent également demander la limitation du traitement de leurs données personnelles si : 1. Les Candidats contestent l’exactitude de ces données personnelles ; 2. La Société n’a plus besoin de ces données personnelles pour les besoins du traitement ; et 3. Le Candidat s’est opposé au traitement des données personnelles. |
| Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données personnelles |
Les Candidats ont le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative. |
| Droit à la portabilité | Les Candidats peuvent demander à la Société de leur fournir leurs données personnelles dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement, à conditions que : 1. Le traitement soit fondé sur leur consentement ; et 2. Qu’il soit réalisé par des moyens automatisés. |
| Droit d’émettre des directives anticipées sur le traitement de leurs données personnelles après leur décès |
En application de l’article 85, I de la Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée, les Candidats peuvent définir des directives sur l’exercice de leurs droits prévus par cette section après leur décès (notamment sur la durée de conservation de leurs données personnelles, leur suppression et/ou leur communication), et peuvent désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits. En l’absence de telles directives, la Société fera droit aux demandes des héritiers des Candidats telles que limitativement énoncées à l’article 85, II de la Loi Informatique et Libertés. |
| Droit au retrait de leur consentement |
Les Candidats peuvent retirer leur consentement au traitement de leurs données personnelles à tout moment.
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| Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle | Si les Candidats ont des préoccupations ou des réclamations en ce qui concerne la protection de leurs données personnelles, ils disposent d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés via le lien suivant : Plaintes en ligne | CNIL La CNIL est également joignable à ces coordonnées : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris - téléphone : 01 53 73 22 22. Les Candidats sont invités à en informer le Délégué à la Protection des Données de la Société au préalable afin que celui-ci puisse traiter la demande et tenter de trouver une solution amiable. |
Coordonnées du Délégué à la Protection des Données de la Société
Pour toute question concernant le traitement de ses données personnelles et afin d’exercer ses droits précités, le Candidat peut contacter le Délégué à la Protection des Données de la Société à l’adresse email suivante : dpo@synacktiv.com ou par courrier à l’adresse postale suivante : Synacktiv, 5 Boulevard Montmartre, 75002, Paris.
En cas de « doutes raisonnables » sur son identité, la Société peut demander au Candidat de lui fournir une copie d’une pièce d’identité en cours de validité.
Cette dernière sera supprimée par la Société dès lors qu’il aura été fait droit à la demande du Candidat.
La Société peut conserver la copie de la pièce d’identité du Candidat à des fins uniques d’établissement de preuves en cas de litige avec celui-ci.